HR & IT: взаимовыгодный тандем

В последние годы в российских компаниях все больше укореняется осознание того, что не только уровень прибыли и другие финансовые показатели являются ключевым залогом успеха. Человеческий ресурс ценится все выше и требует особого внимания.

Такие проблемы, как повышение лояльности сотрудников и удержание высококвалифицированных специалистов стоят довольно остро в подавляющем большинстве компаний.
Помимо традиционных методов и инструментов управления персоналом требуется освоение новых подходов.

По мере роста сферы влияния HR’ов в компаниях, возникает все больше технологий им в помощь.
И корпоративный интранет-портал, изначально выполнявший функции информационного источника для сотрудников, хранилища документов и системы, частично автоматизирующей некоторые бизнес-процессы, в настоящее время успешно выполняет ряд HR-задач, возложенных на него.

Так было не всегда. Долгое время разработчики портальных решений больше заботились о все новых технологиях, а затем уже аналитики, HR-менеджеры ломали головы над тем, как сделать эти, казалось бы, упрощающие жизнь системы, привлекательными для людей. Грубо говоря, как «заставить людей ходить на портал» - буквальная цитата, знакомая всем, когда либо занимавшимся внедрением интранет-порталов.

Благодаря слиянию усилий HR и IT, и та, и другая сфера приобрели преимущества. Получился взаимовыгодный тандем.

Портальные технологии становятся все более человеко-ориентированными – учет психологии и особенностей восприятия людей делает информационные ресурсы более привлекательными и используемыми сотрудниками в полной мере. HR-специалисты же получают новое поле деятельности.

Именно благодаря этим консолидированным усилиям интранет-портал получает свою исконную смысловую нагрузку. Ныне это не просто ограниченный набор рабочих инструментов и «склад» рабочей информации. Это именно «портал» - в значении «главный вход», единый вход, доступ ко всему, что может понадобиться в ежедневной работе работнику компании. Кроме того, портал – это ресурс, ориентированный на людей, на всю команду и ее потребности, а не на обслуживание нескольких специалистов в ряде задач.

По мере того, как интранет-портал стал единым интерфейсом команды, его возможности в управлении знаниями, коммуникациями и персоналом в целом ограничиваются только целями и фантазией HR-ов.

Информация и знания
Начнем с самого очевидного – сниженной мотивации из-за недостаточной информированности сотрудников о целях и стратегиях, о бизнесе в целом и достижениях компании, о политиках и текущих событиях. В современных условиях расширения и постоянного обновления коллектива нередка и такая ситуация, когда сотрудники разных отделов, и тем более филиалов, даже не знают друг друга в лицо. В результате имеем недопонимание своих целей, низкую мотивацию, эффективность работы ниже возможного, и не налаженную коммуникацию, как в рабочем процессе, так и на неформальных мероприятиях.

Необходимо предоставить сотрудникам возможность легкого и удобного доступа ко всей необходимой информации, а не только нормативной и проектной документации. А некоторую информацию вообще стоит подавать ненавязчиво, исподволь. Например, к «непопулярным реформам» коллектив можно готовить заранее, публикуя дозировано в новостях сообщения о грядущих изменениях.

В некоторых компаниях пошли наиболее простым путем – ввели новостную ленту на интранет-портале. Конечно, через портал проще оперативно донести срочные сообщения, или новые приказы, но прямо скажем, формальный подход никогда не приносил желаемых плодов.
Сухая, редко обновляемая полоса новостей висит на корпоративном ресурсе обычно «мертвым грузом» и нисколько не утоляет информационный голод. Кроме того часто наблюдается такая ситуация, когда в новости «копи-пастом» помещаются всем давно известные события, взятые из других источников.

Сперва надо определиться, какая информация нужна, полезна, а главное, будет интересна большинству, даже не особо охочим до новостей.

Прежде всего, стоит транслировать «людям о людях». В частности, например, публиковать фотографии и краткий рассказ о новых сотрудниках. Личное знакомство с коллективом не всегда удобно и уместно, хотя и желательно. А ведение рубрики «новые сотрудники» помогает коллективу узнать новых людей. Здесь можно получить информацию о его должностных функциях и полномочиях, а также о том, где и какую должность занимал человек до прихода в компанию. Краткий рассказ об образовании и прежней работе, или даже короткое интервью, повышают интерес к новичку, облегчает первоначальную неформальную коммуникацию.

Более того стоит помнить о том, что крайне важно облегчить адаптацию новичков, а новому сотруднику, видя свое фото на портале, легче почувствовать себя принятым в команду.
Не менее полезной станет информация о назначениях, отставках и временных замещениях. Как минимум это сведет «на нет» потерю рабочего времени на организационные нестыковки.
Важно публиковать как внутренние, так и официальные новости компании, и особо яркие события отрасли, чтобы сотрудники ощущали себя частью единого организма, слаженного профессионального механизма и могли держать «руку на пульсе» не блуждая по внешним ресурсам.

Практически каждый HR-специалист задумывается над сплочением коллектива, над налаживанием коммуникаций внутри компании. На самом деле опять же с помощью интранет-портала данная задача упрощается в разы. Если мы хотим повысить интерес сотрудников друг к другу, помочь им легче общаться как неформально, так и в процессе решения рабочих задач, в этом могут помочь такие разделы, как «интервью с коллегой», или же, например отчет о поездке в другой город или страну, иллюстрированный фотографиями, сделанными сотрудником.

Из всего этого складывается полноценная интранет-газета, на смену осевшим в далеком прошлом стенгазетам. Как видим, здесь есть место и официальным новостям, и неформальным разделам, и даже, при желании, юмористическим. Безусловно, при такой подаче новости будут и интересны, и востребованы, и каждый выпуск внутренней газеты сотрудники будут ждать с нетерпением. Кроме того, предоставляя достоверный и полновесный источник информации, мы снижаем распространение сплетен в компании, имеющих, как правило, весьма негативные последствия.

Лучшей коммуникации также будет служить исчерпывающая информация о самих сотрудниках. Коллеги должны знать друг друга в лицо, четко знать организационную структуру, им важно знать, к кому и с каким вопросом уместнее всего обратиться. Для этого создается наглядная организационная структура в лицах. Получив легкий доступ на профиль каждого сотрудника, например, по клику по фотографии в той же оргструктуре, можно узнать контактные данные, список должностных функций, телефон секретаря, список компетенций и т.д.

Скажем, если в компании 5 юристов или экономистов, проще осведомиться на портале и обратиться именно к тому, кто занимается конкретным направлением, чем обзванивать наугад всех подряд.

Обратная связь
Другая насущная проблема в большинстве компаний – отсутствие или тотальная нехватка обратной связи, как в горизонтальных связях между отделами, так и по вертикали – между руководством и подчиненными. Не только специалистам, но и рядовым сотрудникам очевидно, насколько это мешает эффективно работать.

Интранет-портал, как ни один другой способ помогает преодолеть данное препятствие.
Самым простым и общим средством получения обратной связи от коллектива является возможность комментировать новости, публикуемые на портале. В ряде случаев это помогает корректировать некоторые решение, в зависимости от реакции сотрудников.

Порой приказы, процедуры и политика компании не могут дать исчерпывающую информацию сотрудникам. Некоторые положения нуждаются в пояснении и толковании. За кадром остаются неформальные вопросы. Все эти, казалось бы, мелочи, опять же препятствуют полному пониманию задач и процедур в компании. В данной ситуации без труда можно прямо на портале организовать форму обратной связи. Это может быть классический FAQ, где предусматривается публикация наиболее часто задаваемых вопросов и ответов, а также возможность любому сотруднику задать свой вопрос.

Дополнительно к этому иногда на порталах интегрируется «анонимная обратная связь». В этом случае любой работник может направить свой вопрос руководителю анонимно и получить персональный ответ на него без публичного освещения.

Обратная связь позволяет устранить белые пятна в понимании некоторых сторон жизни и работы компании. Улучшает мотивацию, а кроме того позиционирует руководство как открытое для обсуждения и разъяснения вопросов, волнующих сотрудников.

В более формальном виде обратная связь может принимать вид ежемесячных/еженедельных отчетов. Фиксируя свои достижения (и, возможно, просчеты), а также планы на следующий период, и получая на это реакцию и пояснения руководителя, нам всем гораздо проще ориентироваться в рабочем процессе, планировать свою деятельность. При четком понимании поставленных задач и ожиданий руководства эффективность работы значительно возрастает.

Одним из самых простых и наглядных средств обратной связи выступают опросы.
Они могут касаться как определенного слоя знаний сотрудников, служить тестом, так и выявлять настрой коллектива, мнение по тому, или иному вопросу. С помощью опросов можно проводить своего рода внутренние референдумы.
Использование опросов при решении некоторых вопросов демонстрирует демократичное, лояльное отношение руководства к работникам.

Адаптация
Мы уже упоминали о необходимости оптимизации адаптации новых сотрудников. Чем дольше этот процесс, и чем больше людей в него вовлечены, тем больше издержки компании.
Чтение всех официальных документов, приказов, положений не всегда возможно и эффективно, кроме того занимает много времени. Потом представьте, как резко падает оптимизм, когда вам «светит» перспектива изучения содержимого пухлых томов «корпоративной мудрости», накопленной годами.

Необходимо дать новичкам возможность в быстрой и доступной форме узнать о компании, ее целях и стратегиях, процедурах и традициях.

Для первоначального ознакомления обзорную информацию можно представить на интранет-портале в виде скачиваемой иллюстрированной презентации, набора ссылок на ключевые документы и разделы портала. Такой «Курс молодого бойца» поможет быстро ввести нового человека в курс дела, не отвлекая других специалистов от основных функций для просветительской работы.

Вовлеченность
Уже немало сказано о пользе максимальной вовлеченности коллектива в бизнес и жизнь компании.
С помощью Банка Идей можно «убить несколько зайцев». Механизм прост – любой сотрудник может подать идею, касающуюся непосредственно деловой активности компании или улучшения внутренних процессов. Назначенный эксперт оценивает идею, и если она допускается до обсуждения, другие сотрудники могут ее дополнять или критиковать.

Чтобы не быть голословной, скажу, что в тех компаниях, где этот модуль был внедрен, примерно каждая пятая идея принимается в работу, нередко становясь новым направлением деятельности компании, приносящим прибыль. Зачастую свежие и конструктивные идеи поступают от сотрудников, чья деятельность не связана с данным направлением, просто в силу «незамыленности» взгляда. Что опять же свидетельствует о пользе вовлеченности большего числа сотрудников в развитие компании.

И естественно, возможность проявить инициативу, выходящую за рамки основных должностных обязанностей, в целом воодушевляет работников.

Мотивация и корпоративная культура
Иногда Банк Идей дополняют системой неденежной мотивации. То есть за каждую полезную идею сотруднику начисляются на внутренний счет виртуальные баллы.
Баллы могут начисляться HR-службой за участие в подготовке корпоративных мероприятий, а также и коллегами друг другу. Выше я уже упоминала о системе индивидуальных отчетов. В одной из компаний ежемесячно все сотрудники заполняют отчеты, где указываются планы за прошедший месяц, достижения и неудачи этого периода, и планы на следующий месяц. Помимо этого они могут распределить 10 так называемых «фришек» среди своих коллег, в благодарность за помощь в работе. Баллы накапливаются на внутреннем счете сотрудника, на портале можно посетить интранет-магазин и потратить свои «фришки» на брэндированную продукцию компании – всевозможные кружки-футболки-бейсболки-флэшки с логотипом компании.

Внедряя данную систему, HR-специалисты рассчитывали в большей степени не столько на стимулирование качества и скорости выполнения непосредственных должностных обязанностей, сколько на развитие взаимопомощи, корпоративной культуры и взаимоотношений коллег. Стоит отметить, что их ожидания вполне оправдались – без особых затрат в компании удалось стимулировать взаимовыручку и командный дух.

При правильном подходе развитию корпоративной культуры могут служить и такие блоки как форум, обычно воспринимаемый как «офисное зло», отнимающее рабочее время на пустую «болтовню». Нередко и эти «болталки» на портале висят мертвым грузом и игнорируются сотрудниками.

Тем не менее, из корпоративного форума можно сделать отличное средство развития внутренних коммуникаций и коучинга. В условиях распределенных офисов компании общий форум может стать незаменимым место обмена опытом специалистов. Не всегда бывает удобно отрывать от работы коллег с вопросами, здесь же можно вынести на обсуждение какую-либо тему и спросить совета более опытных сослуживцев, которые могут высказаться в удобное для них время. Для развития практики профессионального общения на форуме желательна инициатива от руководства и собственно ведущих специалистов – если ими форум будет игнорироваться, то и рядовые сотрудники будут его использовать в лучшем случае для обсуждения неформальных тем.

Можно также ввести систему рейтингования, при которой за дельные советы и конструктивные предложения коллеги смогут повышать рейтинг друг другу. Это позволит развить культуру общения на форуме и будет способствовать большей взвешенности высказываний.

Традицию коллективного обсуждения можно перенести на так называемый «Разбор полетов». Здесь для дискуссии выносится завершенный проект с описанием того, что стояло в плане, что произошло в реальности и разбираются предпосылки успеха и причины неудач. Благодаря такой схеме удачно найденные приемы и методы в работе закрепляются, а ошибки проговариваются и фиксируются для того, чтобы в дальнейшем не наступать на те же грабли.

Развитию внутренних коммуникаций способствуют не только рабочие обсуждения. Даже из привычного фотоархива можно сделать инструмент. Чаще всего фотографии с корпоративных мероприятий просто складируются на общем диске, где через некоторое время образуется попросту свалка. Если же мы создаем фотоальбом на портале, то у нас появляется ряд возможностей – можно создавать тематические галереи, посвященные корпоративным событиям, сотрудники могут комментировать фотографии и голосовать за них. Благодаря этим функциям успешно реализуются фотоконкурсы – например, приуроченные каким-либо праздникам (8 марта, Новый год) или призванные донести некоторые идеи в массы (конкурс на самое организованное рабочее место, к примеру).

Оптимизация организационных процессов
Было бы неверным ограничивать возможности портала только информационной составляющей. Потенциал интранет-ресурса компании распространяется и на повышение эффективности внутренних бизнес-процессов, процессов взаимодействия сотрудников.

Например, если в компании принята практика ротации персонала, то будет удобной система компетенций в профиле сотрудника. Как это работает: в профиль сотрудника заносятся все его навыки, пройденные курсы обучения, полученные сертификаты и т.д. В случае, когда нам нужно найти подходящего специалиста на замещение определенной должности или выполнение какого-либо проекта, достаточно прямо на портале в поиске задать необходимые параметры, касающиеся квалификации кандидатуры и выбрать оптимального претендента из найденных.

Если в портале внедрена система дистанционного обучения, то после прохождения того или иного курса, в профиле сотрудника компетенции будут появляться автоматически.

В целом системы дистанционного обучения и поддержки корпоративного университета, и в частности, интегрированные в портал, набирают обороты. Инвестируя в развитие своих сотрудников, все же хочется снизить издержки, не теряя при этом в качестве. С одной стороны подобная практика позволяет значительно упростить организацию очных занятий – сотрудники могут легко и в любой момент, зайдя на портал, просмотреть расписание занятий, подать заявку на посещение тренинга, отследить свой график. С другой стороны, интегрируя ряд курсов в виде он-лайн занятий, компания может существенно сократить свои прямые затраты на повышение квалификации своего персонала.
Во-первых, экономятся средства на внешних тренеров, проезд до места учебы и т.д.

Во-вторых, учеба он-лайн проходит в удобное для работника время, график гибок и выстраивается им самим. Крайне неудобной, как правило, представляется необходимость собрать вместе сразу несколько специалистов, оторвав их от работы. И если речь идет о, скажем, нижнем административном звене, то ситуация не критична. Если же тренинг проводится для среднего или top менеджмента, то каждый час работы таких сотрудников обходится компании недешево, и одновременно отвлекать их от бизнес-процессов практически невозможно и чревато.

Экономить рабочее время на рутинных согласовательных операциях позволяет автоматизация заявочных механизмов. Анализ внутренних процессов выявляет массу заявок, циркулирующих в компании – на командировку, на отпуск, финансовые заявки, заявки на создание нового рабочего места, в HelpDesk, заказ канцтоваров, расходных материалов, такси, курьеров и т.д.

По скромным подсчетам у среднестатистического сотрудника на то, чтобы поймать на месте нужных людей и собрать все подписи под этими заявками уходит от 2 до 4 часов в неделю. Электронные же заявки сокращают это время до получаса. Удобство и польза неоспоримы – заявки всегда доступны на портале, они унифицированы и просты в заполнении, обо всех заявках, поданных на согласование, ответственному лицу приходит уведомление, и они отображаются в общем списке процессов, требующих участия ответственного лица. Сотрудникам не надо караулить, когда у руководителя появится минутка между встречами и совещаниями для того, чтобы подписать бумагу. Не говоря уж о том, что заявки и запросы, поданные в бумажном виде или по электронной почте, часто просто теряются в общей массе. И если это была заявка на закупку канцтоваров, то это не столь проблематично, как если теряется заявка на финансирование или командировку.

На базе заявочных механизмов удобно также основывать единый календарь сотрудников. При интеграции в портал заявок на отпуск, командировку, и возможно системы учета больничных, в этом календаре будет автоматически отображаться отсутствие сотрудника на рабочем месте. Возможность просматривать график по компании, департаменту, рабочей группе, делает его эффективным инструментом планирования совместной работы и контроля отсутствия работников.

Последние портальные разработки коснулись также и оптимизации расходов на сотовую связь сотрудников. Все больше компаний берут на себя часть затрат на телефонные переговоры по мобильной связи. Однако трудно установить оправданные лимиты компенсации этих расходов, а сотрудникам нелегко разбираться в «простынях» расшифровок звонков за месяц, чтобы обосновать перерасход лимитов. Новая система позволяет импортировать расшифровки в любых форматах, агрегирует общее время разговоров и стоимость звонков и смс по номерам, анализирует затраты на GPRS-трафик и роуминг (например, в командировке). При этом есть возможность подключения списков номеров из внутренних учетных систем, CRM, и свободных списков для определения расходов на коммуникации с коллегами и контрагентами. Прямо из этой формы можно отправить финансовую заявку на компенсацию перерасхода.

Данная система позволяет легко и удобно анализировать расходы, управлять тарифами в зависимости от рабочих потребностей того или иного сотрудника, устанавливать адекватные лимиты компенсации и возмещать только обоснованные перерасходы.