KnowDocs ^1.0

ITTILAN KnowDocs

Система электронного документооборота “KnowDocs for SharePoint” на базе Microsoft SharePoint Server 2010, Nintex Workflow 2010 и разработок компании Иттилан является гибким и масштабируемым решением для реализации задач электронного документооборота и объединяет в себе простоту веб-интерфейса с гибкостью и функциональностью платформы. Эти факторы обеспечивают быстрое эффективное внедрение, а также легкое удобное ежедневное использование решения.

Решаемые задачи

• Автоматизация канцелярии и делопроизводственных процедур;
• Организация менеджмента поручений и контроля исполнительской дисциплины;
• Автоматизация согласования договоров и другой документации;
• Автоматизация заявок и различных бизнес-процессов;
• Организация электронного архива документации (корреспонденции, договоров, записок, и т.д.);
• Создание «Личного кабинета» сотрудника – автоматизированного рабочего места пользователя.
• «Личный кабинет» — это персональная рабочая область сотрудника, то место, куда попадает вся необходимая пользователю информация и где сосредоточены все инструменты для работы с ней. Сюда поступают все документы и заявки, требующие от сотрудника рассмотрения, а также задания от вышестоящего руководства. При этом «личный кабинет» реализован в виде ежедневника, вид и структура которого сегодня знакома любому офисному сотруднику. В самом «ежедневнике» СЭД отображаются дела сотрудника на сегодня и на завтра, а также дела, которые необходимо выполнить в ближайшее время, и просроченные задачи. Сами задачи можно открыть прямо из «ежедневника» либо из почтовой системы, в которую СЭД направляет уведомления. Здесь же реализованы инструменты напоминания: система автоматически и заранее уведомляет пользователя об истечении срока подписания или рассмотрения документа.

КЛЮЧЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ «ITTILAN KNOWDOCS 2.0»:

Существует возможность встроить «Ittilan KnowDocs 2.0» в контур решений на базе SharePoint максимально простым способом, что позволяет сделать систему отчуждаемой, не имеющей привязки к вендору СЭД.

Все маршруты прохождения документов создаются бизнес-аналитиком за считанные часы, а не программируются неделями, как в рамках базовой платформы. Визуальный редактор рабочих процессов позволяет в режиме drag-and-drop оперировать более чем 110 готовыми элементами.

Позволяет создавать карточки документов и формы заявок и управлять расположением полей в них, а также правами доступа к определенным полям в карточках по группам и ролям пользователей.

Движение документов в системе осуществляется по оргструктуре компании с учетом привязки к должностям и ролям, а не к конкретному сотруднику. Поддерживается гибкий механизм заместителей и помощников.

Поддерживается возможность просмотра статуса прохождения процесса по конкретному документу, а также сводной статистики исполнения процессов. Данная возможность полезна для определения узких мест бизнес-процессов, а также оценки КПЭ департаментов и специалистов, вовлеченных в процессы согласования (например, юридической службы, бухгалтерии).

Система “Ittilan KnowDocs 2.0” интегрирована с приложениями Microsoft Office и Outlook и может быть легко включена в имеющуюся корпоративную инфраструктуру. При необходимости, имеется возможность интегрировать “Ittilan KnowDocs 2.0” с другими информационными системами различного класса (ERP, CRM и HR-системами)».

Работа каждого сотрудника ведется в «личном кабинете» на портале, который динамически и индивидуально формируется системой в зависимости от роли сотрудника. В нем агрегируются все задачи по согласованию, исполнению, контролю документов и заявок.

Система позволяет осуществлять полный аудит действий пользователя при работе с объектами системы, что является одним из ключевых условий для контроля корректного исполнения процессов автоматизированного документооборота компании.

По желанию заказчика может быть внедрен любой контур СЭД из готовых модулей.

Автоматизация бизнес-процессов

Данный модуль предназначен для автоматизации заявочных механизмов на портале, создания рабочих процессов прохождения документации, постановки задач, системы уведомлений.

Возможности модуля

• Создание и редактирование рабочего процесса бизнес-аналитиком в графическом редакторе без программирования;
• Создание форм инициации с необходимыми полями (при необходимости), а также форм задач для пользователей участвующих в процессе согласования.
• Отслеживание этапов прохождения рабочего процесса;
• Настройка шаблонов уведомлений для каждого типа действия системы (Уведомление о назначении задачи, уведомлении о просроченной задаче, уведомления о смене статуса рабочего процесса);
• Возможность замещения сотрудников и делегирования прав в рабочих процессах по принятым политикам;
• Построение отчетов по состоянию процессов, срокам исполнения, обрабатываемым в рамках процесса параметрам, с возможностью сортировки, группировки и фильтрации данных;

Электронный архив

Возможности модуля

• Хранение электронных копий исходных бумажных документов и приложенных к карточкам документов, файлов в различных форматах (doc, xls и т. п.);
• Представление иерархической структуры библиотеки («дерево документов»);
• Формирование номенклатуры дел, в том числе по прошедшим годам с использованием как текущих, так
  и логически удаленных справочников системы;
• Формирование внутренних описей дел документов в соответствии с номенклатурой дел;
• Автоматизированная передача дел в Архив, комплектование фонда дел и документов в Архиве, в т.ч. ОЦД, ДСП и конфиденциальных;
• Проведение экспертизы ценностей документов;
• Автоматизированная передача дел на хранение в ведомственные и государственный Архивы, в т.ч.
  по личному составу;
• Формирование учетных и отчетных документов в соответствии с требованиями РосАрхива;
• Обеспечение учета, контроля движения и сроков хранения документов в Архиве;
• Поддержка иерархических справочников;
• Поиск документов по различным критериям.

Согласование договоров

Возможности модуля

• Реализация процедур согласования, подписания договоров, а также архивирования согласованных документов;
• Формирование отчетов по согласованию договоров и исполнению связанных поручений;
• Создание и настройка маршрутов согласования документов через визуальный редактор без привлечения IT-специалиста;
• Создание, редактирование и архивирование карточек документов с возможностью расширения набора полей;
• Обработка и хранение электронных копий документов в рамках работы с документами;
• Делегирование прав и замещение сотрудников при работе с документами;
• Поиск документов по различным критериям;
• Ведение справочников, связанных с документами;
• Применение системы штрих-кодов, использование системы ЭЦП;
• Поддержка различных форматов файлов;
• Работа с метаданными документа прямо из офисных приложений (Excel, Word);
• Организация коллективной работы с документами: версионный контроль, механизм блокировок, работа
  с копиями документов и возможность работы с документами в автономном режиме.

Делопроизводство

Возможности модуля

• Возможность работы с входящими, исходящими и распорядительными документами в электронном виде;
• Ведение регистрационной информации по документам на основе стандартных карточек системы
  с возможностью расширения набора полей;
• Автоматическая нумерация документов на основании сформированных рабочих процессов;
• Рассылка документа пользователям на рабочие места;
• Рассылка и контроль местонахождения бумажных документов;
• Поддержка системы Microsoft Information Rights Management.
• Назначение заданий по распорядительным документам и резолюциям по входящим;
• Отправка документа по типовым и не типовым маршрутам согласования;
• Построение отчетов по зарегистрированным документам.