10 заповедей Интранет-портала

Сейчас заголовки из серии «100 советов» или «миллион секретов» не только смотрят на нас с книжных полок, но и наводнили интернет. И, тем не менее, в каждой сфере есть набор ключевых правил или тонкостей, которые при кажущейся простоте нередко игнорируются, приводя к одним и тем же «граблям» из раза в раз.
Такие постулаты существуют и при разработке внутрикорпоративных интранет-порталов, о них мы скажем чуть позже.

Внедрение корпоративных порталов сейчас динамично набирает обороты, что, в принципе, является закономерной потребностью растущего и развивающегося бизнеса. Однако, немногие успели набить шишки, связанные с внедрением интранета. А те, кто уже имел возможность приобрести опыт в этой сфере, редко его афишируют, в силу того, что, во-первых, интранет-портал - система закрытая, во-вторых, негативные аспекты вообще редко делают достоянием общественности.
При разработке внутреннего ресурса компании дело обстоит, пожалуй, даже серьезней, чем при заказе сайта компании, да и затраты, как правило, выше. Сама сфера внутренних коммуникаций, взаимодействий, бизнес-процессов весьма деликатна и требует комплексного подхода. Ведь для создания полноценного эффективного интранет-портала предстоит серьезный анализ внутренних процессов компании, их формализация, работа с персоналом, который еще предстоит приучить к новым принципам работы с информацией, и т.д.

За последние несколько лет на рынке интранет-решений в России можно было наблюдать очевидный скачок. Еще в начале 2000-х интранет-порталы чаще всего были атрибутом корпоративной культуры и частью информационной инфраструктуры крупных холдингов и предприятий. При этом они либо являлись наследием западного головного офиса, либо рождались в муках силами внутренних IT-отделов или внешних подрядчиков, набивших руку в разработке внешних интернет-сайтов, но имеющих весьма отдаленное представление о том, каким должен быть внутренний корпоративный информационный ресурс.

Сейчас же мы уже можем говорить о более-менее сформировавшемся рынке интранет, о тенденциях его развития и даже отраслевой специализации ряда решений.
Многие компании успели приобрести солидный опыт и достаточную компетенцию в сфере разработки интранет-порталов, автоматизации внутренних бизнес-процессов, более того, вывели на рынок уже готовые типовые «коробочные» продукты и квалифицированные услуги по разработке уникальных интранет-порталов «с нуля».

Очевидно, что при нынешней конъюнктуре будут неоправданными для бизнеса, как по стоимости, так и по срокам, проекты по разработке интранет собственными силами.
Однако, даже полностью полагаясь на квалифицированных подрядчиков, стоит знать и помнить некоторые аспекты, которые позволят избежать типичных ошибок как на стадии выбора разработчика или поставщика, так и в дальнейшем при запуске и развитии портала.

1. Не пытайтесь все сделать своими силами.

Очень часто история создания интранет-портала в компании начинается с попыток создать его силами внутренних IT-отделов. Но потратив уйму времени, сил и денег на выходе все равно получаем «поделку». У внутренних айтишников так или иначе другие задачи и квалификация, и как бы они не были профессиональны и оптимистичны относительно собственных сил, никогда это не даст желаемого результата – слишком много наработок и опыта у интеграторов, чтобы отдельно взятый отдел, варящийся в собственном соку, смог выдать тот же результат за разумный срок.

Это элементарный принцип разделения труда – мы ведь не шьем сами себе одежду, хоть нам и кажется, что ничего здесь сложного нет, да и особенности своей фигуры знаем лучше кого бы то ни было. Слишком долго нам придется учиться, чтобы овладеть мастерством, освоить все тонкости и повторить все ошибки, много раз пройденные до нас другими.

2. "Коробка" "коробке" рознь.

Здесь, как в избитой шутке: «Делаем быстро, хорошо и дешево. Выбирайте любые два пункта». Еще года-два назад при выборе быстрой и дешевой коробке (а подобные продукты можно было сосчитать на пальцах одной руки) не приходилось ждать высокого качества и существенной отдачи от подобного портала для компании. Типовые решения, выпущенные на массовый рынок для усредненного потребителя, отвечать нуждам конкретного бизнеса адекватно не могли. Мало того, чаще всего представляли собой растиражированный портал, однажды созданный для кого-то из клиентов. Довольно быстро становилось очевидным, что развитие и масштабирование «коробки» под растущие потребности компании либо невозможно, либо трудозатратно и капиталоемко. Чаще всего через несколько лет для набирающего обороты бизнеса неизбежно требуется переход на иное решение, на новой платформе, нередко затяжной, болезненный для коллектива и бюджета.
Однако в последнее время на рынке появились новые продукты, вобравшие в себя опыт и наработки предыдущих лет. При этом соотношение цена-качество порой более конкурентоспособно, чем у некоторых кастомных порталов. Что, безусловно, в свете текущего экономического спада, выгодно заказчикам, и является грамотным решением для интеграторов и разработчиков. И здесь уже, пожалуй, стоит смотреть насколько конкретный продукт подходит вашей компании, а также взвесить, насколько критична для вас индивидуальная разработка, и какие инструменты, имеющиеся в "коробке" могут полноценно выполнять ваши задачи. Кроме того не лишне оценить, насколько он масштабируем, возможна ли кастомизация при необходимости и т.д.

3. Правило «золотой середины».

Как правило, сейчас перед компаниями стоит выбор между «коробкой» и индивидуальным решением. На весах, опять же, срок разработки, стоимость и качество. Многие, отвергая коробку как быстрое, но неэффективное решение насущных корпоративных информационных и коммуникационных задач, выбирают заказ индивидуального решения, не задумываясь над тем, что на самом деле, им будет продана «разработка» того, что уже однажды создано для предыдущих клиентов, и возможно, было многократно растиражировано.

Практика показывает, что львиная доля потребностей компаний если не идентична, то максимально типична для большинства. И в лучшем случае, заказчик получит кастомизированные «чужие» блоки. По сути это почти та же «коробка», только с произвольным набором элементов, но по цене, и часто, срокам эксклюзивной разработки. В общем, нет ничего плохого в приобретении готовых, обкатанных и проверенных практикой механизмов, кроме неадекватной стоимости.

В качестве альтернативного решения, оптимального по соотношению цена-качества, может выступать поиск компании-разработчика, которая готова поставить по соответствующей цене завершенные решения с необходимой кастомизацией, не маскируя их под «эксклюзив», а также обладающая необходимыми ресурсами и компетенциями для разработки эксклюзивных решений, автоматизации внутренних бизнес-процессов и т.д.

4. Интранет без аналитики, как здание без фундамента.

На начальном этапе часто складывается впечатление, что аналитический этап, предваряющий начало внедрения интранет-портала, - совершенно пустая трата времени и бюджета проекта. Ведь здесь все просто и прозрачно, все информационные потребности компании, цели и задачи и так известны. Однако интранет давно перестал быть простым набором технических средств для хранения документов и публикации новостей.

Сейчас в интранет-портале находят отражение и финансовые и управленческие инструменты, огромен потенциал Интранет-ресурса для HR, на базе корпоративного портала автоматизируются многие внутренние бизнес-процессы. И, безусловно, все это сопровождается специфической методологией, требует комплексного подхода и тщательной аналитической проработки.

Важно сразу на начальном этапе верно оценить потенциал развития, масштабирования системы, дабы в скором будущем не столкнуться с ситуацией, когда изначально заложенные технологии и инструменты исчерпали свой потенциал и не могут далее использоваться для текущих нужд компании и не могут быть под них адаптированы.

Если говорить о методологии, то одни и те же инструменты могут принести как пользу, так и вред, либо оказаться совершенно неэффективными для разных компаний. В расчет принимается не только отраслевая принадлежность и численность, но и такие факторы, как средний возраст сотрудников, особенности корпоративной культуры, политики компании, проводимые в отношении персонала и т.д. Опытные внедренцы после первичной аналитики могут выдать заключение и рекомендации относительно эффективности тех или иных блоков, или их необходимой модификации.

5. Мало «родить», надо и развивать.

Портал нельзя воспринимать, как самодостаточный софт, который можно однажды установить и относительно беззаботно использовать. Мало того, внедрение портала – это только начало, все возложенные на портал задачи будут эффективно выполняться лишь при активном его развитии: аудите использования тех или иных функций и блоков сотрудниками, внедрении новых актуальных для компании и коллектива инструментов, своевременном и активном наполнении информацией.
Висящие на главной странице «новости» двухнедельной свежести, устаревшие документы, телефонный справочник с ошибками – очень быстро отбивают у сотрудников желание пользоваться интранет-ресурсом, и весь проект идет прахом.

В единственном идеальном варианте для наполнения и развития портала выделяется отдельная штатная единица. Чаще же, к сожалению, работу с порталом возлагают на плечи HR-специалистов. А любыми обязанностями, помимо непосредственных, как известно, рано или поздно начинают пренебрегать.
Кроме того, необходимо портал масштабировать в соответствии с темпами развития компании.

6. Хорошего должно быть много, но постепенно.

Не стоит вываливать на коллектив все блага Интранета разом. Безусловно, на сегодняшний день разработано огромное количество эффективных и решений и инструментов, которые с первого взгляда кажутся просто необходимыми для компании. Однако надо помнить, что Интранет, прежде всего, разрабатывается для людей, и без учета особенностей психологии не обойтись. Общеизвестно, что любые новшества воспринимаются на первоначальном этапе в штыки, а Интранет призван облегчить и оптимизировать внутренние процессы взаимодействия людей в компании на благо бизнеса, и подобные адаптационные периоды просто необходимо стараться сделать наименее болезненными.

Грамотные интеграторы никогда не будут пытаться установить на портал все подряд разом. Обилие новой информации, новых инструментов и методик может отпугнуть людей, и переломить это первое впечатление будет крайне сложно.

Оптимально начинать внедрение с простых информационных блоков: новости, библиотеки документов, визуализированная оргструктура компании, и т.д. По мере привыкания коллектива к новому информационному ресурсу логично дополнять его коммуникационными, управленческими, мотивационными инструментами, автоматизировать внутренние бизнес-процессы на базе портала, и даже, возможно, в дальнейшем, развить его до создания личного кабинета сотрудника, где он сможет вести полноценную рабочую деятельность – получать необходимую информацию, работать с почтой, утверждать документы, инициировать заявки и т.д.

7. Ничего лишнего – все с пользой.

Не забывайте, что абсолютно все на портале должно служить какой-либо цели. Никаких лишних разделов, висящих мертвым грузом не должно быть, как и разделов «для галочки». С точки зрения пресловутого юзабилити – среди непосещаемых разделов и страниц людям все сложнее найти нужное, а минимизация временных затрат на поиск необходимой информации и документов – одна из основных задач Интранет-портала. Кроме того подобный «мусор» создает общее впечатление устаревания, стагнации портала.

Часто балластом оказываются инструменты, созданные по образу и подобию Интернет-аналогов. Например, далеко не в каждой компании оправдываются надежды, возлагаемые на блоги сотрудников в Интранет-портале, форумы и т.д.

8. Даже «лишнее» на первый взгляд, может быть полезным.

Из-за недооценки потенциала тех или иных блоков можно лишиться полезных инструментов. Как раз на тему Интранет-блогов и форумов сломано немало копий. Большинство приходит к мнению, что это совершенно неуместные вещи в Интранете, неспособные принести пользу компании. Однако, при изначально верном подходе, специальной методологии и позиционировании инструментов для сотрудников, можно, например, из форума («болталки») сделать средство коучинга, обмена опытом специалистов разных подразделений, инструмент получения обратной связи от коллектива по животрепещущим вопросам.

9. Не бойтесь экспериментов.

Лучше отказаться от каких-либо блоков в дальнейшем, чем недооценить свой коллектив и зарубить на корню идею, которая может принести неожиданные и приятные результаты.

Безусловно, необходим отбор инструментов, планируемых к внедрению, с учетом множества факторов – отраслевой принадлежности компании, внутренних политик, проблемных зон в корпоративной культуре, и даже среднего возраста сотрудников. Однако, от некоторых экспериментов, если они заведомо не могут иметь негативных последствий не стоит зарекаться.

К примеру, Банк Идей- инструмент поддержки инновационности и вовлечения сотрудников в жизнь компании большинство склонно относить к актуальным механизмам в инновационных, молодых компаниях. Хотя практика показывает, что и в структурах более строгих часто подобная инициатива подхватывается коллективом охотно и вскоре начинает приносить ощутимую пользу как для внутрикорпоративной жизни, так и для бизнеса.

10. Интранет, как и любой продукт, надо «продвигать» среди сотрудников.

Любое нововведение встречает сопротивление, независимо от его предполагаемой или очевидной полезности. Все, что из-под палки навязывается работникам, отдачи ожидаемой не даст. Маркетинговые «штучки» нужны не только на внешнем рынке, но, как выясняется, и внутри компании.

Любая полезность инструментов должна быть завернута в привлекательную обертку. В этом качестве удачно выступает неформальная информация. Если ее не очень много, и она удачно подана, то не будет отвлекающим моментом на Интранет-портале, а выступит именно для привлечения и приучения сотрудников к порталу. Это могут быть новости, написанные живым языком, и касающиеся не только официальных событий компании и отрасли, но и внутренней корпоративной жизни, достижений конкретных сотрудников, интервью с ними и т.д.

При запуске портала будет хорошей идеей анонсировать в рассылке по компании всевозможные конкурсы на портале, возможно фотографии с какого-то корпоративного праздника, которые еще не выкладывались на всеобщее обозрение.

Также весомым фактором является участие руководства в жизни портала, это могут быть периодические обращения к коллективу, интервью, ответы на вопросы, задаваемые самими сотрудниками в форме «горячей линии» и т.д.